Política de Privacidad

Esta Política aplica al uso de:

• el sitio web de Zabi, incluyendo zabi.co y sus subdominios;
• la aplicación web de Zabi;
• las aplicaciones móviles de Zabi para iOS y Android;
• los canales de soporte, contacto y comunicación operativa de Zabi; y
• las funcionalidades de inscripción, matrícula, gestión académica, documentos, mensajería, reportes y demás servicios habilitados por cada institución educativa.

Esta Política no reemplaza la Política de Tratamiento de Datos Personales ni las autorizaciones de tratamiento que correspondan a la institución educativa en su calidad de Responsable del Tratamiento.

Zabi puede actuar bajo dos calidades, según el tipo de información y la finalidad del tratamiento:

• Como Encargado del Tratamiento: cuando trata datos personales de estudiantes, aspirantes, acudientes, docentes, directivos u otros miembros de la comunidad educativa por cuenta de una institución educativa. En estos casos, la institución educativa actúa como Responsable del Tratamiento y Zabi trata los datos según sus instrucciones.
• Como Responsable del Tratamiento: cuando trata datos personales para finalidades propias, por ejemplo datos de contacto comercial, datos de cuenta de instituciones clientes, datos de administradores, soporte, seguridad, facturación, sitio web o gestión contractual.

Cuando una solicitud sobre datos personales de la comunidad educativa requiera una decisión de la institución educativa, Zabi podrá canalizarla o remitirla a dicha institución, sin perjuicio de colaborar en su atención conforme a la normativa aplicable.

Según el rol del usuario, la institución educativa y las funcionalidades habilitadas, Zabi puede tratar las siguientes categorías de información:

• Datos de cuenta e identidad: nombres, apellidos, tipo y número de documento, rol, institución, correo electrónico, teléfono, identificadores internos de usuario y datos necesarios para autenticación.
• Datos de contacto: dirección, barrio, municipio, departamento, correo electrónico, teléfono y otros datos de contacto aportados por el usuario o por la institución.
• Datos académicos e institucionales: grado, grupo, asignaturas, horarios, asistencia, calificaciones, observaciones, información de inscripción o matrícula, reportes, constancias, certificados y demás información de gestión escolar.
• Datos de acudientes, representantes y relaciones familiares o institucionales: relación con el estudiante o aspirante, datos de contacto y datos necesarios para la gestión educativa.
• Datos sensibles: información de salud cuando sea requerida por la institución, EPS, grupo sanguíneo, alergias, condiciones médicas, medicamentos, discapacidad, necesidades educativas especiales cuando revelen información sensible, pertenencia étnica, condición de víctima del conflicto armado u otras categorías protegidas por la ley.
• Datos de niños, niñas y adolescentes: datos personales de aspirantes o estudiantes menores de edad, tratados con protección reforzada y bajo el interés superior del menor.
• Documentos y archivos cargados: documentos de inscripción o matrícula, registro civil, comprobantes de pago, soportes, fotografías, avatares, logos institucionales y otros archivos cargados por usuarios autorizados.
• Datos técnicos y de funcionamiento: tipo de dispositivo, sistema operativo, navegador, versión de la aplicación, identificadores técnicos, fecha y hora de acceso, registros de actividad, eventos de seguridad, errores técnicos y datos necesarios para mantener la Plataforma segura y operativa.
• Datos de autenticación de terceros: cuando el usuario inicia sesión mediante un proveedor como Google, Zabi puede recibir la información necesaria para autenticar la cuenta y permitir el acceso a la Plataforma.

• Directamente del Usuario, cuando completa formularios, crea o reclama una cuenta, carga documentos, envía mensajes, solicita soporte o utiliza la Plataforma.
• A través de la institución educativa, cuando esta configura usuarios, carga información o habilita el uso de la Plataforma para su comunidad educativa.
• Automáticamente, cuando la Plataforma registra datos técnicos necesarios para autenticación, seguridad, funcionamiento, almacenamiento local, sincronización o solución de errores.
• A través de proveedores de autenticación o tiendas de aplicaciones, cuando el Usuario descarga, actualiza o accede a la aplicación por medio de servicios de terceros.

Zabi utiliza los datos personales, según corresponda, para:

• crear, autenticar y administrar cuentas de usuario;
• permitir el acceso por roles y por institución educativa;
• operar las funcionalidades de inscripción, admisión y matrícula;
• facilitar la gestión académica, asistencia, calificaciones, horarios, grupos, asignaturas y observaciones;
• permitir comunicaciones operativas entre la institución y su comunidad educativa;
• generar reportes, constancias, certificados y documentos solicitados por la institución;
• apoyar a la institución en la preparación de reportes oficiales ante autoridades educativas, como SIMAT o el Ministerio de Educación Nacional, cuando aplique;
• almacenar y gestionar documentos, soportes, comprobantes y archivos cargados por usuarios autorizados;
• prestar soporte técnico y atender solicitudes relacionadas con la Plataforma;
• mantener la seguridad, disponibilidad, integridad y correcto funcionamiento de la Plataforma;
• prevenir accesos no autorizados, incidentes, fraude, abuso o uso indebido;
• cumplir obligaciones legales, contractuales, administrativas o regulatorias; y
• gestionar la relación comercial, contractual, administrativa y de facturación entre Zabi y las instituciones educativas, cuando Zabi actúe como Responsable.

El tratamiento de datos personales puede realizarse con fundamento en la autorización previa, expresa e informada del Titular o de su representante, en la relación contractual o educativa correspondiente, en el cumplimiento de obligaciones legales, en instrucciones de la institución educativa cuando actúa como Responsable, o en las demás bases permitidas por la normativa colombiana aplicable.

La aceptación de los Términos y Condiciones no reemplaza las autorizaciones de tratamiento de datos personales que sean necesarias. Las autorizaciones, avisos y procedimientos formales de habeas data se regulan principalmente en la Política de Tratamiento de Datos Personales de Zabi y, cuando corresponda, en la política de tratamiento de la institución educativa.

Zabi no utiliza cookies de publicidad ni cookies de seguimiento de terceros. Sin embargo, la Plataforma puede usar tecnologías de almacenamiento local necesarias para que la sesión, la autenticación, la seguridad, la sincronización y ciertas funcionalidades operen correctamente.

Estas tecnologías pueden incluir cookies técnicas, localStorage, IndexedDB, AsyncStorage u otros mecanismos equivalentes del navegador o del dispositivo. En particular, la aplicación puede conservar información local de autenticación y caché técnico para mejorar la experiencia, permitir cargas más rápidas y apoyar el funcionamiento en contextos de conectividad limitada o intermitente.

Eliminar o bloquear estas tecnologías puede afectar el inicio de sesión, la sincronización, la disponibilidad sin conexión y el funcionamiento normal de la Plataforma.

A la fecha de esta Política, Zabi no utiliza analítica de terceros, publicidad comportamental, rastreo entre aplicaciones ni herramientas de marketing que sigan al Usuario con fines publicitarios.

Zabi no vende datos personales de estudiantes, acudientes, docentes ni usuarios de la Plataforma, y no utiliza datos personales identificables de la comunidad educativa para publicidad comportamental.

Si en el futuro Zabi habilita herramientas de analítica, monitoreo, diagnóstico o medición adicional que afecten de manera relevante el tratamiento de datos personales, actualizará esta Política, la Política de Tratamiento de Datos Personales o la página de Subencargados, según corresponda.

Zabi puede compartir o permitir acceso a información únicamente cuando sea necesario y conforme al rol que cumpla en cada caso:

• Con la institución educativa: cuando la información corresponde a su comunidad educativa y la institución actúa como Responsable del Tratamiento.
• Con usuarios autorizados por rol: por ejemplo directivos, docentes, personal administrativo, acudientes o estudiantes, según los permisos definidos por la institución y por la Plataforma.
• Con proveedores tecnológicos y subencargados: para operar infraestructura, autenticación, almacenamiento, actualización de la app, seguridad y servicios técnicos. La información actualizada sobre proveedores relevantes se encuentra en https://zabi.co/legal/subencargados.
• Con autoridades competentes: cuando sea requerido por ley, por autoridad competente o para apoyar a la institución en reportes oficiales, según corresponda.
• Con asesores o aliados necesarios: cuando sea indispensable para soporte legal, contable, técnico, seguridad o cumplimiento, bajo deberes de confidencialidad y proporcionalidad.

Zabi no vende datos personales y no comparte datos de estudiantes con anunciantes.

La información principal de la Plataforma, incluyendo base de datos, almacenamiento de archivos y funciones backend, se aloja actualmente en Estados Unidos mediante Google Cloud / Firebase, región us-east1. Estados Unidos se encuentra reconocido por la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia como un país que brinda un nivel adecuado de protección de datos personales, conforme a la normativa aplicable.

Algunos servicios complementarios, como distribución de la aplicación, redes de entrega de contenido, autenticación, actualizaciones móviles, seguridad o servicios globales del proveedor, pueden operar mediante infraestructura distribuida o ubicada en otras regiones. La selección de una región específica para un recurso tecnológico no implica que todos los servicios complementarios procesen información exclusivamente en esa misma región.

La información sobre subencargados, proveedores tecnológicos e infraestructura se mantiene en https://zabi.co/legal/subencargados.

Zabi conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política, prestar la Plataforma, atender obligaciones legales o contractuales, resolver solicitudes o reclamaciones, mantener registros de seguridad y cumplir instrucciones de la institución educativa cuando esta actúe como Responsable.

Respecto de datos de la comunidad educativa tratados por cuenta de una institución, la conservación, devolución, exportación o eliminación se realizará conforme a las instrucciones de dicha institución, el contrato aplicable y la Política de Tratamiento de Datos Personales.

Los datos técnicos, registros de seguridad, soportes de atención y copias de respaldo podrán conservarse durante los plazos razonables necesarios para seguridad, continuidad, auditoría, cumplimiento legal o defensa de derechos. Los criterios específicos de conservación podrán ser ajustados según la categoría de información y las obligaciones aplicables.

Zabi implementa medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información contra pérdida, adulteración, acceso no autorizado, consulta indebida, uso fraudulento o divulgación no autorizada.

• controles de acceso por institución y por rol;
• autenticación segura;
• reglas de seguridad para base de datos y almacenamiento de archivos;
• cifrado en tránsito y en reposo cuando aplique;
• separación lógica de información por institución y usuario;
• controles de acceso administrativo;
• registros técnicos de actividad o seguridad;
• medidas de respaldo, recuperación y continuidad cuando corresponda; y
• procedimientos internos para atender incidentes de seguridad.

Ningún sistema es completamente infalible. Zabi realiza esfuerzos razonables para mantener la Plataforma segura, sin perjuicio de las responsabilidades de la institución educativa y de los Usuarios en el uso adecuado de sus cuentas, credenciales y dispositivos.

Zabi trata datos de niños, niñas y adolescentes principalmente por cuenta de las instituciones educativas y para finalidades relacionadas con la gestión educativa. La Plataforma no está dirigida al autorregistro libre de menores de edad sin habilitación de una institución educativa o autorización correspondiente.

El tratamiento de datos de menores de edad se realiza bajo el principio de interés superior del menor, el respeto de sus derechos fundamentales y las reglas de protección reforzada previstas en la legislación colombiana. Cuando resulte necesaria una autorización, esta deberá ser otorgada por el representante legal o por quien esté jurídicamente facultado para ello, sin perjuicio del derecho del menor a ser escuchado conforme a su madurez y capacidad de comprensión.

Zabi no utiliza datos personales de menores para publicidad comportamental ni vende dichos datos a terceros.

Los Titulares de datos personales tienen los derechos reconocidos por la Ley 1581 de 2012, incluyendo conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización, ser informados sobre el uso de sus datos, presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando proceda, y acceder gratuitamente a sus datos personales.

El procedimiento formal, los requisitos, plazos y canales para ejercer estos derechos se encuentran en la Política de Tratamiento de Datos Personales de Zabi, disponible en https://zabi.co/legal/datos.

Cuando la solicitud se refiera a datos de estudiantes, acudientes, docentes o demás miembros de la comunidad educativa tratados por cuenta de una institución, la solicitud podrá dirigirse en primer lugar a la institución educativa correspondiente, en su calidad de Responsable del Tratamiento. Zabi también podrá recibir la solicitud y canalizarla o colaborar en su atención cuando corresponda.

Los Usuarios podrán solicitar la eliminación de su cuenta o ejercer derechos sobre sus datos personales mediante los canales indicados en esta Política. Cuando la cuenta esté asociada a una institución educativa, la eliminación o desactivación podrá requerir validación o instrucción de la institución, especialmente si la cuenta forma parte de registros académicos, administrativos o legales de dicha institución.

• Ruta de eliminación de cuenta en la aplicación: correo a nicolas@zabi.co.
• Correo para solicitudes de eliminación o privacidad: nicolas@zabi.co.

La eliminación de una cuenta no implica necesariamente la eliminación inmediata de toda la información asociada cuando exista un deber legal o contractual de conservación, una instrucción válida de la institución educativa, una obligación de seguridad, una reclamación pendiente o una finalidad legítima permitida por la ley.

La Plataforma puede contener enlaces, referencias o integraciones con servicios de terceros, como tiendas de aplicaciones, proveedores de autenticación o infraestructura tecnológica. El uso de dichos servicios puede estar sujeto a los términos y políticas de privacidad de cada proveedor.

La página de Subencargados, proveedores tecnológicos e infraestructura de Zabi contiene información general sobre proveedores relevantes y puede consultarse en https://zabi.co/legal/subencargados.

Zabi podrá actualizar esta Política para reflejar cambios legales, técnicos, operativos o de la Plataforma. Los cambios relevantes serán informados a través de la Plataforma, el sitio web, la aplicación o los canales disponibles, según corresponda.

La fecha de “Última actualización” indicará la versión vigente de esta Política.

Para consultas relacionadas con privacidad, tratamiento de datos personales, eliminación de cuenta, soporte o seguridad, puedes contactarnos en:

• Correo de privacidad / habeas data: nicolas@zabi.co
• Correo de soporte: nicolas@zabi.co
• Correo de seguridad: nicolas@zabi.co
• Sitio web: https://zabi.co

Esta Política se rige por las leyes de la República de Colombia, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 1098 de 2006, la Ley 527 de 1999 y las circulares o instrucciones aplicables de la Superintendencia de Industria y Comercio, sin perjuicio de las normas que resulten aplicables según la naturaleza del servicio o la ubicación de los proveedores tecnológicos.

Referencias normativas:

• Ley Estatutaria 1581 de 2012 — Régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, Título V — Transferencia y transmisión internacional de datos personales y países con nivel adecuado de protección.
• Ley 1098 de 2006 — Código de la Infancia y la Adolescencia.
• Ley 527 de 1999 — Validez jurídica y probatoria de los mensajes de datos.