Términos y Condiciones

Las comunicaciones, consultas, peticiones, quejas o reclamos relacionados con la Plataforma podrán dirigirse al correo de contacto indicado. Las solicitudes sobre datos personales deberán presentarse por los canales indicados en la Política de Tratamiento de Datos Personales.

• Plataforma o Zabi: software, aplicaciones web y móviles, servicios y funcionalidades provistos por el Proveedor para apoyar la gestión escolar.
• Proveedor: Trenggo Labs SAS, titular y operador de la Plataforma.
• Institución o Institución Educativa: establecimiento educativo, red educativa, fundación, operador educativo u otra entidad autorizada que contrata o habilita la Plataforma para su comunidad educativa.
• Usuario: persona autorizada que accede o utiliza la Plataforma, incluyendo directivos, docentes, personal administrativo o de bienestar, acudientes, aspirantes, estudiantes y operadores multiescuela, según el rol asignado.
• Acudiente: padre, madre, representante legal o persona autorizada por la Institución para acompañar el proceso educativo o administrativo de un aspirante o estudiante.
• Aspirante / Estudiante: persona inscrita, en proceso de inscripción o matriculada en una Institución Educativa, que puede ser menor de edad.
• Comunidad Educativa: conjunto de directivos, docentes, personal administrativo, acudientes, estudiantes y demás personas vinculadas a una Institución.
• Contenido del Usuario: información, documento, archivo, imagen, mensaje, comprobante, texto o dato que el Usuario cargue, ingrese, genere o transmita a través de la Plataforma.
• Datos Personales: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos Sensibles: aquellos definidos por la Ley 1581 de 2012 como datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo, entre otros, datos de salud, origen racial o étnico, convicciones religiosas o filosóficas, vida sexual, datos biométricos y demás categorías previstas por la ley.
• Datos de niños, niñas y adolescentes: datos personales de personas menores de dieciocho (18) años, sujetos a protección reforzada, al interés superior del menor y al respeto de sus derechos fundamentales.
• Responsable del Tratamiento: persona que decide sobre las bases de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
• Encargado del Tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

Zabi es una plataforma SaaS (software como servicio) de apoyo a la gestión escolar, ofrecida a la Comunidad Educativa a través de la Institución Educativa. Según las funcionalidades contratadas o habilitadas por la Institución, la Plataforma puede incluir:

• inscripciones en línea y gestión de matrícula;
• gestión académica, incluyendo calificaciones, asistencia, planeación de clases, horarios y asignaturas;
• mensajería, anuncios, calendario y notificaciones internas de la Comunidad Educativa;
• generación de reportes, constancias y certificados en formato digital;
• apoyo a la generación de archivos o reportes para autoridades educativas, cuando la funcionalidad esté disponible;
• indicadores y analítica para directivos, consejos escolares, redes educativas o usuarios autorizados por la Institución;
• funcionalidades de bienestar u orientación escolar cuando sean habilitadas por la Institución;
• almacenamiento de documentos, comprobantes, fotografías, archivos y demás contenido necesario para la gestión institucional.

El Proveedor podrá modificar, agregar, actualizar o discontinuar funcionalidades conforme a estos Términos, la disponibilidad técnica y las condiciones acordadas con la Institución.

Zabi es un proveedor tecnológico. La Plataforma es una herramienta de software que la Institución Educativa utiliza para apoyar su operación. En consecuencia, el Usuario reconoce y acepta que:

• Zabi no es una institución educativa, no presta el servicio educativo y no sustituye a la Institución en sus funciones académicas, administrativas, disciplinarias, económicas o de bienestar escolar.
• Zabi no decide admisiones, matrículas, calificaciones, sanciones, promociones, retiros, contenidos académicos, diagnósticos, apoyos de bienestar ni decisiones institucionales. Tales decisiones corresponden exclusivamente a la Institución y a su personal autorizado.
• La relación educativa, académica, económica y de prestación del servicio educativo se da entre el Usuario y la Institución, no entre el Usuario y Zabi.
• Respecto de los Datos Institucionales tratados por cuenta de la Institución, la Institución actúa como Responsable del Tratamiento y Zabi como Encargado del Tratamiento. Respecto de tratamientos propios de Zabi, tales como contacto comercial, soporte, seguridad, facturación o administración de su sitio web, Zabi podrá actuar como Responsable del Tratamiento, según su Política de Tratamiento de Datos Personales.
• La Institución es responsable de definir los roles, permisos, usuarios autorizados, datos a cargar, finalidades institucionales y decisiones derivadas del uso de la Plataforma.

Estos Términos regulan el acceso y uso de la Plataforma por parte de los Usuarios. La contratación comercial entre el Proveedor y la Institución se rige por la propuesta, orden de servicio, contrato o documento comercial que suscriban o acepten las partes.

El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Privacidad, la Política de Tratamiento de Datos Personales y, cuando aplique, por el contrato o cláusula de encargo y transmisión de datos suscrito entre el Proveedor y la Institución. En caso de contradicción, prevalecerá el documento específico respecto de la materia que regula.

6.1. Acceso por invitación. El acceso a la Plataforma puede realizarse mediante códigos de invitación, enlaces, credenciales o mecanismos definidos por la Institución o por el Proveedor. Los códigos de invitación son personales, de un solo uso, revocables y pueden tener fecha de expiración o ser anulados por seguridad o por instrucción de la Institución.

6.2. Autenticación. El registro y la autenticación pueden realizarse mediante teléfono, correo electrónico, proveedores de identidad, códigos de verificación u otros mecanismos seguros. El Usuario debe mantener actualizada y veraz la información asociada a su cuenta.

6.3. Credenciales. El Usuario debe mantener la confidencialidad de sus credenciales y notificar de inmediato cualquier uso no autorizado, pérdida de acceso, sospecha de suplantación o incidente de seguridad. El Usuario será responsable por las actividades realizadas desde su cuenta en la medida en que se encuentren bajo su control razonable.

6.4. Roles y permisos. La Plataforma opera con acceso por roles, tales como estudiante, acudiente, docente, directivo, bienestar, consejo escolar, administrador institucional u operador multiescuela. Cada rol determina las funcionalidades e información disponibles. El Usuario solo podrá utilizar el rol y los permisos asignados.

6.5. Veracidad de la información. El Usuario y la Institución deben procurar que la información cargada sea veraz, completa y actualizada. Zabi no verifica de manera independiente toda la información suministrada por Usuarios o Instituciones.

7.1. La Plataforma puede tratar datos personales de niños, niñas y adolescentes. Su tratamiento debe respetar el interés superior del menor, sus derechos prevalentes y la normativa colombiana aplicable.

7.2. Los datos de menores pueden ser aportados por la Institución, por el representante legal, por el acudiente autorizado o por Usuarios habilitados, de acuerdo con la finalidad educativa y las autorizaciones o bases legales aplicables. La Institución es responsable de verificar las facultades y autorizaciones que correspondan cuando actúe como Responsable del Tratamiento.

7.3. Cuando un menor utilice la Plataforma, su acceso se entiende habilitado dentro del entorno educativo de la Institución y bajo las condiciones definidas por esta. El uso de la Plataforma por un menor no se interpretará por sí solo como celebración autónoma de un contrato comercial con Zabi ni como autorización independiente para el tratamiento de sus datos personales.

7.4. Los Usuarios deben abstenerse de usar la Plataforma para acoso, ciberacoso, amenazas, discriminación, contenido sexual, explotación, suplantación, violencia, humillación pública o cualquier conducta que pueda afectar la integridad o derechos de un menor o de cualquier miembro de la Comunidad Educativa.

7.5. Los reportes relacionados con riesgos para menores, convivencia digital, acoso, amenazas, abuso, contenido sexual, suplantación o incidentes graves podrán enviarse a nicolas@zabi.co, sin perjuicio de los canales de la Institución y de las autoridades competentes.

8.1. Zabi no recauda dinero de familias o acudientes por concepto de inscripción, matrícula, pensión u otros valores educativos, salvo que en el futuro se habilite expresamente una funcionalidad distinta y se informe a los Usuarios. En la operación actual, dichos valores son cobrados y recaudados directamente por la Institución, ya sea en caja, transferencia bancaria u otros medios definidos por la Institución.

8.2. La Plataforma puede mostrar instrucciones de pago definidas por la Institución, permitir la carga de comprobantes y permitir que la Institución registre estados administrativos de pago, tales como pendiente, pagado, exento o rechazado. Dicho registro es realizado por la Institución y no constituye una confirmación de pago por parte de Zabi.

8.3. Zabi no es pasarela de pagos, no procesa ni custodia fondos de familias, no recauda dinero para la Institución y no resuelve reembolsos, devoluciones o controversias económicas entre Usuarios e Instituciones. Tales asuntos deberán resolverse directamente entre el Usuario y la Institución.

8.4. Las condiciones comerciales entre Zabi y la Institución, incluyendo precio del software, vigencia, soporte o terminación, se rigen por el contrato o propuesta suscrita o aceptada entre esas partes.

9.1. A través de la Plataforma, el Usuario puede cargar o transmitir Contenido, incluyendo comprobantes de pago, documentos de inscripción, registros civiles, fotografías, logos, planeaciones, tareas, mensajes, observaciones y otros archivos permitidos por la Institución.

9.2. El Usuario conserva la titularidad que le corresponda sobre su Contenido. Al cargarlo, autoriza al Proveedor, durante la vigencia de la relación y los periodos de conservación aplicables, a alojar, almacenar, copiar técnicamente, transmitir, mostrar a usuarios autorizados, convertir de formato y procesar dicho Contenido únicamente en cuanto sea necesario para operar, prestar, proteger y mantener la Plataforma por cuenta de la Institución o conforme a estos Términos.

9.3. Esta autorización no implica venta, cesión ni explotación comercial independiente del Contenido por parte de Zabi, y no reemplaza las reglas aplicables al tratamiento de datos personales.

9.4. El Usuario debe contar con los derechos, autorizaciones o facultades necesarios para cargar el Contenido. En particular, no debe cargar documentos, fotografías, datos de terceros, información médica o datos de menores cuando no esté autorizado para hacerlo.

9.5. El Usuario no deberá cargar contenido ilícito, discriminatorio, difamatorio, violento, sexual, engañoso, que infrinja derechos de terceros, que contenga malware o que sea inadecuado para un entorno educativo.

9.6. Cuando se carguen comprobantes de pago, el Usuario debe evitar incluir información financiera innecesaria, como claves, contraseñas, códigos de seguridad, números completos de tarjetas, extractos completos u otros datos no requeridos por la Institución.

El Usuario se obliga a usar la Plataforma de forma lícita, segura y conforme a estos Términos, al rol asignado y a las instrucciones de la Institución. Queda prohibido:

• intentar acceder a datos, cuentas, roles, instituciones o información distinta de la autorizada;
• compartir códigos, credenciales o accesos con personas no autorizadas;
• usar la mensajería o comunicaciones para spam, acoso, amenazas, hostigamiento, discriminación, contenido ofensivo o ilícito;
• realizar scraping, extracción masiva de datos, ingeniería inversa, descompilación, copia no autorizada o intentos de obtener el código fuente de la Plataforma;
• probar, vulnerar, eludir o afectar las medidas de seguridad, autenticación, reglas de acceso o integridad de la Plataforma;
• suplantar a otra persona, Institución, acudiente, estudiante, docente o autoridad;
• cargar malware, archivos maliciosos o contenido diseñado para afectar sistemas o usuarios;
• usar la Plataforma para fines comerciales, publicitarios, políticos, ilegales o ajenos a la gestión educativa autorizada;
• interferir con la disponibilidad, continuidad, reputación o buen funcionamiento de la Plataforma.

El incumplimiento de esta cláusula podrá dar lugar a suspensión, bloqueo, eliminación de contenido, reporte a la Institución o terminación del acceso, sin perjuicio de otras acciones legales o administrativas que correspondan.

11.1. La Plataforma, la marca Zabi, el software, código fuente, arquitectura, diseño, interfaz, documentación, modelos de datos, textos, gráficos, funcionalidades y demás elementos tecnológicos son propiedad del Proveedor o de sus licenciantes y están protegidos por las normas de propiedad intelectual aplicables.

11.2. Estos Términos no transfieren al Usuario ni a la Institución ningún derecho de propiedad sobre la Plataforma. El Usuario recibe únicamente una autorización limitada, revocable, no exclusiva, no sublicenciable e intransferible para usar la Plataforma conforme a su rol y a estos Términos.

11.3. El Usuario no podrá copiar, modificar, distribuir, vender, arrendar, sublicenciar, publicar, explotar comercialmente ni crear obras derivadas de la Plataforma sin autorización previa y escrita del Proveedor.

11.4. La titularidad de Zabi sobre la Plataforma no comprende los Datos Institucionales, el Contenido del Usuario ni los datos personales contenidos en la Plataforma, los cuales se regirán por la normativa aplicable, las autorizaciones correspondientes y los acuerdos con la Institución.

12.1. La Plataforma se presta según disponibilidad. El Proveedor realizará esfuerzos razonables para mantenerla operativa, segura y actualizada, pero no garantiza que el servicio sea ininterrumpido, libre de errores o compatible con todos los dispositivos, redes o sistemas de terceros.

12.2. El Proveedor podrá realizar mantenimientos, actualizaciones, correcciones, mejoras, pruebas o cambios técnicos que puedan afectar temporalmente la disponibilidad de la Plataforma. Cuando sea razonable, procurará informar a la Institución sobre mantenimientos relevantes.

12.3. La Plataforma se apoya en proveedores tecnológicos de terceros, incluyendo servicios de nube, autenticación, almacenamiento, notificaciones, correo electrónico, monitoreo, tiendas de aplicaciones y otros servicios necesarios para su operación. La continuidad de la Plataforma puede depender de dichos terceros, de la conectividad del Usuario y de la infraestructura de la Institución.

12.4. El Proveedor podrá modificar, agregar o reemplazar funcionalidades o proveedores cuando sea necesario para mejorar, mantener, proteger o evolucionar la Plataforma, procurando no afectar sustancialmente los derechos de los Usuarios ni las obligaciones asumidas frente a la Institución.

13.1. El tratamiento de datos personales relacionado con la Plataforma se rige por la Política de Privacidad y la Política de Tratamiento de Datos Personales de Zabi, disponibles en https://zabi.co/legal/privacidad y https://zabi.co/legal/datos, así como por las políticas, autorizaciones o instrucciones de la Institución cuando esta actúe como Responsable del Tratamiento.

13.2. Respecto de los Datos Institucionales, la Institución actúa como Responsable del Tratamiento y Zabi actúa como Encargado del Tratamiento, en la medida en que trate dichos datos por cuenta y bajo instrucciones de la Institución. Respecto de datos tratados para finalidades propias, Zabi podrá actuar como Responsable del Tratamiento, conforme a su Política de Tratamiento de Datos Personales.

13.3. La Plataforma puede utilizar proveedores tecnológicos ubicados en Colombia o en el exterior. La información sobre proveedores relevantes, servicios, ubicaciones o configuraciones de infraestructura se mantendrá disponible o actualizada en https://zabi.co/legal/subencargados o en la Política de Tratamiento de Datos Personales. La selección de una región para un recurso tecnológico específico no implica necesariamente que todos los servicios complementarios procesen información exclusivamente en dicha región.

13.4. Cuando se presenten transmisiones o transferencias internacionales de datos personales, estas se realizarán conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio y los contratos o mecanismos aplicables.

13.5. Zabi implementará medidas razonables de seguridad técnicas, administrativas y humanas, incluyendo controles de acceso por rol e institución, reglas de seguridad, autenticación, confidencialidad y restricciones de acceso, sin perjuicio de las responsabilidades de la Institución y de los Usuarios en el uso adecuado de la Plataforma.

14.1. La Plataforma puede facilitar a la Institución la generación de archivos, reportes, constancias o documentos para cumplir obligaciones internas o ante autoridades educativas, tales como reportes relacionados con SIMAT u otros sistemas oficiales, cuando la funcionalidad esté disponible.

14.2. Zabi provee la herramienta tecnológica. La Institución es responsable de revisar la información fuente, validar los archivos o reportes generados, presentarlos dentro de los plazos aplicables, corregir inconsistencias y atender requerimientos de autoridades. Zabi no garantiza que un reporte sea aceptado por una autoridad cuando el rechazo derive de datos suministrados por la Institución, cambios normativos o técnicos externos, o instrucciones institucionales incorrectas.

15.1. En la máxima medida permitida por la ley, Zabi no será responsable por:

• decisiones académicas, disciplinarias, administrativas, económicas, de bienestar o de convivencia adoptadas por la Institución;
• exactitud, veracidad, completitud, legalidad o actualización de los datos y Contenido suministrados por Usuarios o Instituciones;
• cobros, pagos, devoluciones, descuentos, becas, paz y salvos o controversias económicas entre Usuarios e Instituciones;
• contenido, oportunidad, exactitud o presentación de reportes oficiales a cargo de la Institución;
• uso indebido de la Plataforma por Usuarios o Instituciones;
• fallas derivadas de conectividad, dispositivos, sistemas de terceros, configuraciones institucionales, fuerza mayor, caso fortuito o eventos fuera del control razonable de Zabi;
• pérdidas indirectas, lucro cesante, daño reputacional o perjuicios derivados de decisiones tomadas exclusivamente por la Institución o por Usuarios, salvo cuando la ley no permita limitar tal responsabilidad.

15.2. Nada en estos Términos excluye o limita responsabilidades que no puedan excluirse o limitarse conforme a la legislación colombiana, incluyendo las normas de protección al consumidor, protección de datos personales, seguridad de la información y demás disposiciones imperativas aplicables.

15.3. La Institución y los Usuarios serán responsables por los perjuicios, reclamaciones o sanciones que se deriven de su uso indebido de la Plataforma, de la información que carguen o de la violación de derechos de terceros, en la medida permitida por la ley y según su grado de participación o control.

16.1. Zabi podrá suspender, limitar o bloquear el acceso de un Usuario cuando exista incumplimiento de estos Términos, riesgo de seguridad, sospecha razonable de uso indebido, suplantación, acceso no autorizado, afectación a menores, orden de autoridad competente o instrucción de la Institución.

16.2. Cuando el incumplimiento sea subsanable y no exista riesgo grave, Zabi o la Institución podrán otorgar un plazo razonable para corregirlo. En casos urgentes, de seguridad, protección de menores o posible vulneración de derechos, la suspensión podrá ser inmediata.

16.3. La Institución podrá solicitar la activación, modificación, suspensión o eliminación de accesos de Usuarios de su Comunidad Educativa. Zabi podrá ejecutar dichas instrucciones conforme al contrato o acuerdo con la Institución.

16.4. Cuando la Institución deje de utilizar la Plataforma, la exportación, devolución, retención, bloqueo o eliminación de datos se realizará conforme al contrato con la Institución, la Política de Tratamiento de Datos Personales y la normativa aplicable.

17.1. Estos Términos rigen desde su aceptación y mientras el Usuario acceda o utilice la Plataforma.

17.2. Zabi podrá modificar estos Términos para reflejar cambios legales, técnicos, operativos, de seguridad o de servicio. Los cambios relevantes se informarán a través de la Plataforma, correo electrónico, sitio web o canales disponibles.

17.3. Los cambios materiales que aumenten sustancialmente las obligaciones del Usuario o reduzcan de forma significativa sus derechos podrán requerir una nueva aceptación. Los cambios relacionados con finalidades de tratamiento de datos personales se regirán por la normativa aplicable y por las políticas correspondientes.

17.4. El uso continuado de la Plataforma después de la entrada en vigencia de cambios informados constituirá aceptación de la versión actualizada, salvo cuando la ley exija una manifestación diferente.

18.1. Las solicitudes de soporte técnico podrán dirigirse a nicolas@zabi.co. Las peticiones, quejas, reclamos o sugerencias generales relacionadas con la Plataforma podrán dirigirse a nicolas@zabi.co.

18.2. Las solicitudes relativas al ejercicio de derechos sobre datos personales se atenderán conforme a la Ley 1581 de 2012 y a la Política de Tratamiento de Datos Personales, a través del canal indicado en dicha política o en nicolas@zabi.co. Cuando la solicitud deba ser resuelta por la Institución en calidad de Responsable, Zabi la trasladará o canalizará razonablemente y colaborará con la Institución en lo que corresponda.

18.3. Las solicitudes relacionadas con decisiones académicas, disciplinarias, administrativas, económicas, de convivencia o de prestación del servicio educativo deberán presentarse directamente ante la Institución, sin perjuicio de que Zabi pueda brindar soporte técnico sobre el funcionamiento de la Plataforma.

19.1. Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.

19.2. Cualquier controversia relacionada con estos Términos se someterá a los jueces y autoridades competentes de Colombia, sin perjuicio de las competencias de la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección al consumidor y protección de datos personales, y de las autoridades educativas o de protección de menores cuando correspondan.

20.1. Al marcar la casilla de aceptación, activar una cuenta o utilizar la Plataforma después de haber tenido acceso a estos Términos, el Usuario manifiesta su aceptación contractual de los mismos.

20.2. La aceptación electrónica tiene validez jurídica y probatoria conforme a la Ley 527 de 1999 y demás normas aplicables sobre mensajes de datos y comercio electrónico.

20.3. Zabi podrá conservar evidencia de la aceptación, incluyendo identidad o identificador de cuenta, Institución, rol, versión aceptada, fecha y hora, medio de aceptación, dirección IP u otra evidencia técnica razonable, de acuerdo con la normativa aplicable y sus políticas de tratamiento de datos personales.

• Ley 1581 de 2012 - Régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, incluyendo reglas sobre políticas de tratamiento y transmisión de datos personales.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, Título V - instrucciones sobre protección de datos personales, transferencia y transmisión internacional.
• Ley 1480 de 2011 - Estatuto del Consumidor, en lo aplicable.
• Ley 527 de 1999 - Validez jurídica y probatoria de los mensajes de datos.
• Ley 1098 de 2006 - Código de la Infancia y la Adolescencia.
• Ley 2489 de 2025 - lineamientos para entornos digitales seguros para niños, niñas y adolescentes, en lo aplicable.